ในการประชุมของหน่วยงานหรือคณะกรรมการชุดต่าง ๆ มักมีการจดบันทึกหลักฐานไว้อย่างชัดเจน ซึ่งเรียกว่า “รายงานการประชุม” การเขียนรายงานการประชุมมีรูปแบบและหลักการที่ใช้กันทั่วไปเป็นบรรทัดฐาน แต่ก็มีความแตกต่าง หรือลักลั่นกันไม่น้อย ทำให้เกิดปัญหากันอยู่เสมอว่า เขียนอย่างไร จึงจะถูกต้องและเหมาะสม การประชุมเป็นภารกิจที่สำคัญอย่างหนึ่งของหน่วยงาน เนื่องจากเป็นแหล่งระดมความคิดในการวางแผน วางนโยบาย ตลอดจนแนวปฏิบัติงานเพื่อให้การปฏิบัติงานสำเร็จผลตามเป้าหมาย ฉะนั้น การจัดการประชุมและ การเขียนรายงานการประชุมที่กระชับ ชัดเจน ถูกต้อง      จะส่งผลให้การจัดการประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด

 รูปแบบรายงานการประชุม

1. รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการ ประชุมนั้น เช่น “รายงานการประชุม คณะกรรมการ……………..”
2. ครั้งที่ การลงครั้งที่ที่ประชุม มี 2 วิธี ที่สามารถเลือกปฏิบัติได้ คือ

        2.1 ลงครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มครั้งแรกจาก เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทินทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุมเมื่อขึ้นปีใหม่ให้เริ่มครั้งที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลำดับ เช่น ครั้งที่ 1/2567 , 2/2567

         2.2 ลงจำนวนครั้งที่ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้นประกอบกับครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี เช่น ครั้งที่ 12-2567

3. เมื่อวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ประชุม เช่น วันอังคารที่ 25 กรกฎาคม 2566
4. ณ ให้ลงชื่อสถานที่ ที่ใช้เป็นที่ประชุม
5. ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้ง เป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุมในกรณีที่เป็นผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงานให้ระบุว่าเป็นผู้แทนของหน่วยงานใด พร้อมตำแหน่งในคณะที่ประชุม ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุม แทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนและลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรือตำแหน่งใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด
6. ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม
   โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใดพร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้
7. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วมประชุมและหน่วยงานที่สังกัด ถ้ามี
8. เริ่มประชุม ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
9. ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติเริ่มด้วย ประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุม
   กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

        9.1 วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ (จากประธานและเลขานุการที่ประชุม) การจดต้องจดว่าประธานแจ้งเรื่องอะไร มีเนื้อหาโดยย่อว่าอย่างไร        
              ถ้ามีมากกว่า 1 เรื่อง ระบุให้ชัดเจนเป็นข้อ ๆ และที่ประชุมมีมติหรือสรุปว่าอย่างไร       

        9.2 วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณี เป็นการประชุมที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก) วิธีเขียน เช่น ประธานได้เสนอร่างรายงานการประชุม
              ครั้งที่ 1/2567 เมื่อวันที่ 25 มกราคม 2567 ให้ที่ประชุมพิจารณา มติที่ประชุม รับรองรายงานการประชุมโดยไม่มีกี่แก้ไขหรือมีการแก้ไข
              ดังนี้........................

              การรับรองรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี คือ
              วิธีที่ 1 การรับรองแบบเร่งด่วน มีความจำเป็นเร่งด่วนที่จะต้องรับรองรายงานการประชุม เพื่อนำไปใช้งานสำคัญเร่งด่วนให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุม อ่านสรุปมติ ที่ประชุมพิจารณารับรอง
              วิธีที่ 2 การรับรองในการประชุมครั้งต่อไปให้ประธานหรือเลขานุการเสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
              วิธีที่ 3 การรับรองโดยการแจ้งเวียนใช้ในกรณีที่ประชุมครั้งเดียว / ครั้งสุดท้าย หรือประชุมครั้งต่อไปอีกนานมาก 

        9.3 วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง เป็นเรื่องที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการไว้ หรือ ที่ประชุมได้ให้ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติม หรือเคยผ่านการพิจารณามาก่อนแล้ว
              แต่ยังมิได้ข้อยุติ ซึ่งจะต้องรายงานความคืบหน้าเพื่อให้ที่ประชุมรับทราบ ประเด็นในการเสเนอวาระ สามารถเสนอวาระได้ใน 2 ประเด็น คือ เพื่อทราบหรือ
              เพื่อพิจารณา ในกรณีที่การพิจารณายังไม่ได้ข้อยุติ

        9.4 วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา วาระนี้เป็นเรื่องที่ต้องการเสนอให้คณะกรรมการที่ประชุมพิจารณา เพื่อนำนโยบายหรือแนวทางการปฏิบัติ
              หรือเป็นไปตามอำนาจหน้าที่ของคณะกรรมการชุดนั้นในการร่วมกันพิจารณา ดังนั้นวาระนี้ ฝ่ายเลขานุการจะต้องศึกษาเรื่องราวให้ละเอียดและ
              ต้องสรุปความเป็นมา โดยพิจารณาให้ครบคลุม กฎ ระเบียบ พระราชบัญญัติ ข้อบังคับ ประกาศ หรือมติอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง จะต้องนำเสนอข้อมูล
              เพื่อใช้ประกอบในการพิจารณา เพื่อเป็นหลักฐานในการตัดสินใจและการพิจารณาต่อไป และควรจดเนื้อหาดังนี้

              - ใครเสนอเรื่องอะไร

              - สรุปประเด็นที่กะทัดรัดว่าอย่างไร

              - ผลการพิจารณาเป็นประการใด

              - ที่ประชุมมีมติหรือข้อสรุปว่าอย่างไร ถ้ามีมากกว่า 1 เรื่องควรจดเป็นข้อ ๆ   

        9.5 วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี) วาระนี้เป็นเรื่องที่ไม่ได้จัดเข้าในระเบียบวาระในที่ประชุมแต่ละครั้ง แต่อาจมีเรื่องราว หรือประเด็นและความจำเป็นเร่งด่วน
              ที่จะต้องนำเสนอที่ประชุมเพื่อพิจารณา สามารถจัดเข้าในระเบียบวาระอื่น ๆ ได้

10. ประธานกล่าวการปิดประชุม
11. เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม
12. ผู้จดรายงานการประชุม

ดูได้จากแบบรายงานการประชุมด้านล่างนี้