คลังความรู้ : ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร   

ตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม

ความสำคัญของการจัดเก็บเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารราชการเป็นกระบวนการสำคัญของงานสารบรรณ เพื่อให้สามารถค้นหา ใช้อ้างอิง ตรวจสอบ และทำลายเอกสารได้อย่างถูกต้องตามระเบียบราชการ ลดปัญหาเอกสารสูญหาย และช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ

อ้างอิงหลักเกณฑ์จาก

• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548
• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2560
• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564

แหล่งอ้างอิงราชการเกี่ยวกับระเบียบงานสารบรรณ เช่น กรมทรัพยากรทางทะเลและชายฝั่ง และ กรมกิจการผู้สูงอายุ (dmcr.go.th)

1. หลักการสำคัญของการเก็บเอกสาร

เอกสารที่ต้องจัดเก็บ

เอกสารราชการที่ต้องเก็บ ได้แก่

• หนังสือรับ
• หนังสือส่ง
• คำสั่ง
• ประกาศ
• รายงานการประชุม
• เอกสารการเงิน
• เอกสารพัสดุ
• สัญญา
• เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• เอกสารที่เป็นหลักฐานทางราชการทุกประเภท

วัตถุประสงค์ของการเก็บเอกสาร

1. เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางราชการ
2. เพื่อใช้ค้นคว้าอ้างอิง
3. เพื่อใช้ตรวจสอบย้อนหลัง
4. เพื่อรักษาประวัติการดำเนินงานของหน่วยงาน
5. เพื่อรองรับการตรวจสอบจากหน่วยงานภายในและภายนอก
6. ประเภทของการเก็บเอกสาร

2.1 การเก็บระหว่างปฏิบัติ

คือ เอกสารที่ยังดำเนินงานไม่แล้วเสร็จ หรือยังต้องใช้ประจำ

ลักษณะการเก็บ

• เก็บไว้ที่โต๊ะปฏิบัติงาน
• เก็บไว้ในแฟ้มระหว่างดำเนินการ
• ใช้งานบ่อย ค้นง่าย

ตัวอย่าง

• หนังสือรอตอบ
• เอกสารเสนอผู้บริหาร
• เอกสารรออนุมัติ

2.2 การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว

คือ เอกสารที่ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว แต่ยังต้องเก็บไว้ใช้อ้างอิง

ลักษณะการเก็บ

• จัดเข้าแฟ้ม
• แยกตามหมวด/ปี
• ทำทะเบียนคุม
• จัดเก็บในตู้เอกสารหรือห้องเก็บเอกสาร

2.3 การเก็บเพื่อทำลาย

คือ เอกสารที่ครบกำหนดอายุการเก็บและไม่มีความจำเป็นต้องใช้อีก

ต้องดำเนินการดังนี้

1. สำรวจเอกสารครบอายุ
2. จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย
3. เสนอคณะกรรมการตรวจสอบ
4. ขออนุมัติทำลาย
5. ดำเนินการทำลาย
6. จัดทำรายงานการทำลายไว้เป็นหลักฐาน
7. อายุการเก็บเอกสารราชการ

หลักทั่วไป

เอกสารราชการส่วนใหญ่ให้เก็บไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่ระเบียบ กฎหมาย หรือความจำเป็นกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น

เอกสารบางประเภทอาจเก็บ

• ต่ำกว่า 10 ปี
• มากกว่า 10 ปี
• เก็บไว้ตลอดไป

4. ตารางระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร

5. ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 1 รับเอกสาร

• ลงรับหนังสือ
• ประทับตรารับ
• ระบุเลขรับและวันที่

ขั้นตอนที่ 2 จำแนกเอกสาร

จัดกลุ่มตาม

• เรื่อง
• หน่วยงาน
• ปีงบประมาณ
• ประเภทเอกสาร

ขั้นตอนที่ 3 จัดแฟ้ม

กำหนด

• รหัสแฟ้ม
• ชื่อแฟ้ม
• ปี พ.ศ.
• หมวดงาน

ขั้นตอนที่ 4 จัดเก็บ

ควรจัดเก็บใน

• ตู้เหล็ก
• ห้องเอกสาร
• ระบบอิเล็กทรอนิกส์

หลักสำคัญ

• ค้นง่าย
• ปลอดภัย
• ไม่ชื้น
• ป้องกันปลวกและอัคคีภัย

ขั้นตอนที่ 5 ควบคุมการยืม

ต้องมี

• สมุดยืมเอกสาร
• ผู้รับผิดชอบ
• กำหนดวันส่งคืน

ขั้นตอนที่ 6 สำรวจเอกสารประจำปี

ดำเนินการ

• ตรวจเอกสารครบอายุ
• คัดแยกเอกสารสำคัญ
• เตรียมทำลายเอกสารที่หมดความจำเป็น

6. การทำลายเอกสารราชการ

หลักการสำคัญ

ห้ามทำลายเอกสารทันทีโดยไม่มีการตรวจสอบ

ต้องดำเนินการตามขั้นตอนราชการ ดังนี้

1. แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายเอกสาร

อย่างน้อย 3 คน

2. ตรวจสอบเอกสาร

ตรวจว่า

• ครบอายุการเก็บแล้ว
• ไม่มีความจำเป็นต้องใช้
• ไม่มีข้อพิพาทหรือคดีความ

3. จัดทำบัญชีขอทำลาย

ระบุ

• ชื่อเอกสาร
• เลขที่หนังสือ
• ปี พ.ศ.
• จำนวนแฟ้ม

4. ขออนุมัติหัวหน้าหน่วยงาน

ก่อนทำลายทุกครั้ง

5. ดำเนินการทำลาย

วิธีที่นิยม

• ย่อยเอกสาร
• เผาทำลาย
• ทำลายด้วยเครื่องทำลายเอกสาร

6. จัดทำรายงานผลการทำลาย

เก็บไว้เป็นหลักฐาน

7. แนวทางการเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ตามระเบียบที่แก้ไขเพิ่มเติม รองรับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

หลักปฏิบัติ

• จัดเก็บเป็นหมวดหมู่
• ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นง่าย
• สำรองข้อมูลสม่ำเสมอ
• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง
• ป้องกันไวรัสและข้อมูลรั่วไหล
• ใช้ Cloud หรือ Server ที่ปลอดภัย

ตัวอย่างการตั้งชื่อไฟล์

2569_กองคลัง_รายงานประชุมครั้ง1.pdf

ข้อควรระวัง

• ห้ามลบเอกสารโดยไม่มีอำนาจ
• ต้องสำรองข้อมูลก่อนทำลาย
• เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นเอกสารราชการเช่นเดียวกับเอกสารกระดาษ

8. ตัวอย่างการจัดระบบแฟ้มเอกสาร

รูปแบบการตั้งรหัสแฟ้ม

ตัวอย่าง

• กค.-2569-001
• บร.-2569-015

9. เทคนิคทำให้งานเก็บเอกสารมีประสิทธิภาพ

ควรทำ

• แยกเอกสารตามหมวด
• จัดเก็บตามปี
• ใช้สีแฟ้มช่วยจำแนก
• ทำทะเบียนคุมเอกสาร
• สแกนสำรองไฟล์สำคัญ
• สำรวจเอกสารทุกปี

ไม่ควรทำ

• วางเอกสารปะปน
• เก็บเอกสารชื้นหรือสกปรก
• ยืมเอกสารโดยไม่ลงทะเบียน
• ทำลายเอกสารโดยพลการ
• เก็บเอกสารสำคัญไว้กับบุคคลเดียว

10. ตัวอย่างการปฏิบัติงานจริง

กรณีที่ 1 หนังสือทั่วไป

หนังสือเข้า ปี 2569

• ดำเนินการเสร็จแล้ว
• จัดเก็บเข้าแฟ้ม
• เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี
• ครบกำหนดปี 2579 จึงสำรวจเพื่อทำลายได้

กรณีที่ 2 เอกสารสัญญา

สัญญาจ้างสิ้นสุดปี 2568

• ต้องเก็บอย่างน้อย 10 ปีหลังสิ้นสุดสัญญา
• หากมีข้อพิพาทต้องเก็บต่อจนคดีสิ้นสุด

กรณีที่ 3 คำสั่งแต่งตั้งสำคัญ

• เก็บถาวร
• ห้ามทำลาย
• ควรสแกนสำรอง

11. Checklist สำหรับเจ้าหน้าที่สารบรรณ

งานประจำวัน

• ลงรับหนังสือครบถ้วน
• แยกประเภทเอกสาร
• จัดเก็บเข้าระบบ
• บันทึกทะเบียนรับ-ส่ง

งานประจำเดือน

• ตรวจแฟ้มเอกสาร
• ตรวจเอกสารค้างดำเนินการ
• สำรองข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

งานประจำปี

• สำรวจเอกสารครบอายุ
• จัดทำบัญชีทำลาย
• ตรวจสภาพห้องเก็บเอกสาร
• ปรับปรุงทะเบียนเอกสาร

12. สรุปสาระสำคัญที่ต้องจำ

• เอกสารราชการทั่วไปเก็บไม่น้อยกว่า 10 ปี
• เอกสารสำคัญบางประเภทต้องเก็บถาวร
• การทำลายเอกสารต้องมีคณะกรรมการและอนุมัติก่อน
• เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีสถานะเทียบเท่าเอกสารกระดาษ
• ต้องจัดเก็บให้ค้นง่าย ปลอดภัย และตรวจสอบได้
• ต้องมีทะเบียนคุมและระบบยืมคืนเอกสาร
• ควรสำรองข้อมูลเอกสารสำคัญเสมอ

ภาคผนวก : เอกสารที่ควรเก็บถาวร

• คำสั่งจัดตั้งหน่วยงาน
• ประวัติหน่วยงาน
• เอกสารเชิงนโยบายสำคัญ
• รายงานเหตุการณ์สำคัญ
• เอกสารพระราชพิธี
• เอกสารประวัติศาสตร์
• แผนยุทธศาสตร์สำคัญ
• มติสำคัญของหน่วยงาน

เอกสารอ้างอิง

• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ และที่แก้ไขเพิ่มเติม
• เอกสารระเบียบงานสารบรรณฉบับรวม