ทักษะที่ควรมีในงานธุรการ

1. ทักษะด้านการจัดการเอกสารและงานสารบรรณ

• การเขียนหนังสือราชการ อย่างถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
  และที่แก้ไขเพิ่มเติม
• การรับ – ส่งเอกสาร ทั้งทางกระดาษและระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น e-Saraban หรือระบบ DMS
• การเก็บรักษาและการค้นหาเอกสาร โดยใช้ระบบแฟ้ม (File System) หรือดิจิทัล (e-Document) เพื่อให้สามารถค้นหาได้รวดเร็ว
• การทำรายงานการประชุม และการสรุปสาระสำคัญ (Minutes of Meeting)

2. ทักษะด้านการสื่อสาร

• การสื่อสารทางการเขียน เช่น บันทึกข้อความ รายงาน หนังสือโต้ตอบ
• การสื่อสารทางวาจา ทั้งการตอบคำถาม การต้อนรับ การประสานงาน และการรายงานผู้บังคับบัญชา
• การใช้ภาษาไทยอย่างเป็นทางการ และการใช้ถ้อยคำสุภาพ เหมาะสมกับระดับบุคคล
• การใช้ภาษาอังกฤษเบื้องต้น เช่น การเขียนอีเมล การต้อนรับแขกต่างชาติ

3. ทักษะด้านการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

• การใช้โปรแกรมสำนักงาน ได้แก่ MS Word (จัดทำเอกสาร), MS Excel (จัดทำตาราง/รายงาน), MS PowerPoint (จัดทำสไลด์นำเสนอ)
• การใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เช่น e-Saraban, ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์
• การใช้เครื่องใช้สำนักงาน เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ เครื่องสแกน เครื่องโทรสาร
• การใช้ระบบออนไลน์ เช่น Google Workspace, Zoom, Google Meet สำหรับงานประชุมหรือประสานงาน

4. ทักษะด้านการจัดการและการประสานงาน

• การวางแผนและจัดตารางงาน เช่น การนัดหมาย การเตรียมการประชุม การจองห้องประชุม
• การติดตามงาน เช่น มติที่ประชุม การส่งหนังสือถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และการรายงานความคืบหน้า
• การประสานงานกับบุคคลและหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
• การบริหารเวลา เพื่อให้งานเสร็จตรงกำหนด

5. ทักษะด้านการคิดวิเคราะห์และการแก้ปัญหา

• การตรวจสอบความถูกต้อง ของเอกสาร ข้อมูล และรายละเอียด
• การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า เช่น เอกสารไม่ครบ ผู้เข้าประชุมขาดนัด การขัดข้องของอุปกรณ์สำนักงาน
• การวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อนำไปจัดทำรายงานหรือสรุปผล

6. คุณลักษณะและทักษะเชิงพฤติกรรม (Soft Skills)

• ความละเอียดรอบคอบ (Attention to Detail) เพื่อป้องกันความผิดพลาดในงานเอกสาร
• ความรับผิดชอบและตรงต่อเวลา (Responsibility & Punctuality)
• การรักษาความลับ ของข้อมูลและเอกสารราชการ
• ทักษะการทำงานเป็นทีม และการสนับสนุนผู้บริหาร/เพื่อนร่วมงาน
• บุคลิกภาพและมารยาทที่ดี เช่น การแต่งกายสุภาพ การต้อนรับผู้มาติดต่อ

7. ทักษะด้านการพัฒนาและปรับตัว

• การเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ เช่น การใช้ระบบสารบรรณใหม่ หรือเทคโนโลยีดิจิทัล
• การคิดเชิงสร้างสรรค์ เพื่อปรับปรุงงานธุรการให้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
• การพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง เช่น การเข้ารับการอบรมด้านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ งานประชุม หรือการใช้ AI ช่วยงาน

✅ สรุปสั้น ๆ :
งานธุรการไม่ใช่เพียงแค่ “งานเอกสาร” แต่เป็นหัวใจของการสนับสนุนการทำงานในองค์กร ดังนั้น ทักษะสำคัญคือ การจัดการเอกสารที่ถูกต้อง + การสื่อสารที่ชัดเจน + การใช้เทคโนโลยี + การประสานงานที่มีประสิทธิภาพ และควรเสริมด้วย ความละเอียดรอบคอบ ความรับผิดชอบ และการพัฒนาตนเองต่อเนื่อง