การทำลายหนังสือราชการ

งานบริหารและพัฒนาระบบ  สำนักงานอธิการบดี

              การทำลายหนังสือของงานบริหารและพัฒนาระบบ  สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลสุวรรณภูมิ มีขั้นตอนการปฏิบัติเป็นไปตามคู่มือมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน “การรับ - ส่ง - จัดเก็บ และทำลายหนังสือราชการ” SOP 100-01 ประกาศใช้ 25 กุมภาพันธ์ 2568 และดำเนินการตามเปด,ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติมฯ โดยมีขั้นตอนและหลักเกณฑ์ในการพิจารณาและดำเนินการทำลาย เป็นไปอย่างถูกต้องและเหมาะสม ดังนี้

ขั้นตอนที่  1  การสำรวจหนังสือเพื่อทำลาย

ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ ดำเนินการสำรวจหนังสือที่ครบอายุการเก็บและบันทึกรายการที่จะทำลายในบัญชีหนังสือขอทำลาย

ขั้นตอนที่  2  จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย และดำเนินการขออนุมัติ

              จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย ตามแบบที่ 25 ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ แจ้งผลการสำรวจหนังสือครบอายุการเก็บ ดำเนินการขอพิจารณาอนุมัติหนังสือครบอายุการเก็บ

ขั้นตอนที่  3  การเสนอขอแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายเอกสาร และจัดประชุมคณะกรรมการ

                  3.1  เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบจัดทำคำสั่งและเสนอคำสั่งเพื่อเสนอขอพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายเอกสาร “เรื่อง แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประจำปี ...” ประกอบด้วยประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อย 2 คน

                  3.2  เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบดำเนินการจัดประชุมคณะกรรมการเพื่อให้คณะกรรมการทำลายเอกสาร จะพิจารณาบัญชีขอทำลายเอกสาร และให้ความเห็นว่าควรทำลาย หรือ ขยายเวลาการเก็บ ให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึงเวลาการทำลาย

ขั้นตอนที่ 4 การส่งบัญชีขอทำลายให้หอจดหมายเหตุ

                หากคณะกรรมการเห็นควรให้ทำลาย เจ้าหน้าที่จะดำเนินการจัดทำหนังสือ “เรื่อง ขออนุญาตทำลายหนังสือ ประจำปี ...”  ส่งถึงสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ แนบบัญชีขอทำลายจัดส่งไปยังหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เพื่อพิจารณา

ขั้นตอนที่ 5 การทำลายเอกสาร

สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติจะตอบกลับ เรื่อง การพิจารณาทำลายเอกสารราชการ ประจำปี ... หากหอจดหมายเหตุเห็นชอบ หรือไม่มีการแจ้งผลภายใน 60 วัน ก็สามารถดำเนินการทำลายได้ โดยการเผา หรือ ขายเป็นเศษกระดาษ โดยต้องควบคุมการดำเนินการและรายงานผลการทำลายเอกสารราชการ ให้กับหัวหน้าส่วนราชการรับทราบ

ขั้นตอนที่ 6 การรายงานผลการทำลายหนังสือ และ จัดเก็บเอกสารการขออนุญาตทำลายหนังสือ

            รายงานผลการทำลายเอกสารจะถูกส่งให้หัวหน้าส่วนราชการเพื่อทราบต่อไป “เรื่อง รายงานผลการทำลายเอกสารราชการ ประจำปี ...” และเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบจัดเก็บรายงานผลการทำลายหนังสือไปยังแฟ้ม “ขออนุญาตทำลายหนังสือ ประจำปี” เพื่อใช้ในการสืบค้น

เอกสาร

ตัวอย่างเอกสารที่ใช้ประกอบ

1. บัญชีหนังสือขอทำลาย ประจำปี ...
2. คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประจำปี ...
3. หนังสือขออนุญาตทำลายหนังสือราชการ ประจำปี ...
4. รายงานผลการทำลายหนังสือ ประจำปี

ตัวอย่าง บัญชีหนังสือขอทำลาย ประจำปี................

ตัวอย่างคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประจำปี ...

ตัวอย่างหนังสือขออนุญาตทำลายหนังสือราชการ ประจำปี ...

ตัวอย่างรายงานผลการทำลายหนังสือ ประจำปี ...

แนบภาพ