เทคนิคการวางแผนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
เทคนิคการวางแผนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
รู้จักกับ “การวางแผนการทำงาน”
การวางแผนการทำงาน คือ กระบวนการที่ใช้เพื่อกำหนดกิจกรรมหรืองานที่ต้องทำในอนาคตอย่างชัดเจน เพื่อให้สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพและมีผลลัพธ์ที่ดีตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ในส่วนงานของงานบริหารและพัฒนาระบบ
การวางแผนการทำงานนั้น นับว่ามีบทบาทสำคัญในการพัฒนาทักษะในด้านต่าง ๆ รวมไปถึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ
การทำงานของพนักงาน และส่งผลให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างแน่นอน
เทคนิคการวางแผนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
- กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน
การวางเป้าหมายให้ชัดเจน และทราบว่าเราต้องการจะทำอะไรให้สำเร็จ จะช่วยให้เราลงมือทำงานนั้น ๆ ได้อย่าง
มีใจจดจ่อ ไม่หลงทาง ทำให้การทำงานไปในทิศทางเดียวกัน สามารถทำงานได้ตามเป้าหมายได้สำเร็จลุล่วง เช่น งานที่ได้รับมอบหมายจะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นภายใน 1 เดือน เราอาจจะต้องมีการกำหนดและวางแผนงานว่าใน 1 สัปดาห์
เราจะทำอะไรบ้าง สร้าง Plan งานของตนเองขึ้นมา และทำงานให้เสร็จสิ้นตามกำหนด การกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน นับเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้เราทำงานได้สำเร็จตามระยะเวลาที่กำหนดได้
- จัดลำดับความสำคัญ
นอกจากมีการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนแล้ว การจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้นก็ถือเป็นเรื่องสำคัญที่เรา
ไม่ควรมองข้าม การจัดลำดับความสำคัญเป็นขั้นเป็นตอน คือ ทำงานที่เร่งด่วนก่อน และควรต้องทำงานให้เสร็จเรียบร้อย
ไปทีละงาน เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในงานแต่ละชิ้น
- งานด่วน & สำคัญ → ทำทันที
- ไม่ด่วน & สำคัญ → วางแผนทำ
- ด่วน & ไม่สำคัญ → มอบหมาย
- ไม่ด่วน & ไม่สำคัญ → ตัดออก
- กำหนดระยะเวลาของแต่ละงาน
การทำงานแต่ละครั้ง สิ่งสำคัญต้องมีการกำหนดระยะเวลาสิ้นสุดการส่งงาน เพื่อเป็นการเตือนให้ส่งงานให้ตรงตามกำหนด อีกทั้งการกำหนดระยะเวลายังสามารถทำให้เราสามารถตรวจสอบความก้าวหน้าของแต่ละงานได้อีกด้วย หากเป็นงานที่มีการระบุระยะเวลา อาจจะกำหนดระยะเวลาไว้ที่ 3 เดือน หรือ 6 เดือน หากเป็นการวางแผนการทำงานสำหรับตนเอง อาจวางแผนตั้งระยะเวลาไว้ ประมาณ 1 เดือน หรือ 1 สัปดาห์
- การจัดการเวลาและทรัพยากร
เราควรจัดการเวลาและทรัพยากรให้เหมาะสมกับงานที่ต้องทำ เพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ตามเวลาที่กำหนดและ
ใช้ทรัพยากรที่มีอย่างมีประสิทธิภาพ
- ใช้เครื่องมือหรือเทคโนโลยีที่เหมาะสม
ควรใช้เครื่องมือหรือเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับการทำงาน เพื่อทำให้การวางแผนการทำงานสามารถติดตามความก้าวหน้าของงานได้อย่างสะดวก และรวดเร็วมากที่สุด
สรุป
“แผนที่ดี คือครึ่งหนึ่งของความสำเร็จ” เพราะการวางแผนทำให้เรามีเป้าหมายที่ชัด มีเส้นทางเดินที่มั่นคง และพร้อมรับมือกับอุปสรรคได้อย่างมีสติ ไม่ว่าจะเป็นงานใหญ่หรืองานเล็ก การวางแผนที่ดีช่วยให้เราทำสิ่งต่าง ๆ ได้อย่าง
มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จในระยะยาว
Tag : #คลังความรู้ # ข้อมูลเผยแพร่ # แนวปฏิบัติที่ดี