เทคนิคการเกษียนหนังสือราชการสำหรับเจ้าหน้าที่สารบรรณ

.

เทคนิคการเกษียนหนังสือราชการ

• การวิเคราะห์และเกษียนหนังสือราชการ

การวิเคราะห์และเกษียนหนังสือราชการ เป็นขั้นตอนก่อนที่จะนำเสนอผู้บังคับบัญชา หรือผู้มีอำนาจวินิจฉัยสั่งการ เป็นภารกิจของเจ้าหน้าที่สารบรรณที่ได้รับมอบหมาย คำว่า “วิเคราะห์” หมายถึง การอ่านแล้วสรุปจุดประสงค์ และแยกแยะประเด็นของเนื้อหาออกอย่างชัดเจน ส่วนคำว่า “เกษียน” หมายถึง ข้อความที่เขียนแทรกไว้ในหนังสือราชการ

วิธีการวิเคราะห์ คือ การกลั่นกรองเรื่องให้ผู้บังคับบัญชาวินิฉัยสั่งการ ผู้ที่ทำหน้าที่วิเคราะห์ต้องมีความละเอียด รอบคอบ โดยดำเนินการ ดังนี้

1. อ่านเรื่องให้ตลอดตั้งแต่ต้น จนจบ และทำความเข้าใจกับเนื้อเรื่อง
2. อ่านเรื่องอีกครั้ง เพื่อแยกแยะประเด็นสำคัญ โดยพิจารณาแต่ละตอน
3. สรุปใจความ และประเด็นของเรื่อง และต้องหาคำตอบให้ได้ว่า

        3.1 หนังสือราชการนั้น เรื่องอะไร

        3.2 หนังสือราชการนั้น มีเหตุ และความเป็นมาอย่างไร

        3.3 หนังสือราชการนั้น มีวัตถุประสงค์ใด

        3.4 รายละเอียดอื่น เช่น มาจากหน่วยราชการใด ใครเป็นผู้ลงนาม

4. จัดลำดับประเด็นและเรียบเรียงเนื้อหาให้มีสัมพันธภาพ โดยพยายามย่อเรื่องให้สั้นและได้ใจความมากที่สุด
5. หาข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อใช้ประกอบการเกษียนหนังสือ เช่น มีเรื่องเดิมที่เคยมีมาก่อนหรือไม่ มีกฎ ระเบียบ ข้อบังคับใดบ้างที่เกี่ยวข้อง หรือต้องปฏิบัติตาม

• ประเภทของการเกษียนหนังสือราชการ

โดยหลักการการเกษียนหนังสือราชการนั้น เป็นกระบวนการที่เริ่มตั้งแต่การวิเคราะห์ สรุปใจความสำคัญ นำไปสู่การเกษียนหนังสือ ซึ่งรวมถึงการเกษียนหนังสือของเจ้าของเรื่องที่บันทึกสรุป (บันทึกย่อเรื่อง) และเสนอความเห็นให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา และการเกษียนหนังสือของผู้บังคับบัญชาที่ตัดสินใจสั่งการ

การวิเคราะห์หนังสือราชการ มีทั้งหนังสือราชการที่สั้น และยาว หากเป็นหนังสือราชการที่มีความยาวหลายหน้า
ผู้เกษียนหนังสือต้องใช้ดุลยพินิจและกลยุทธ์ในการเกษียนหนังสือ โดยสรุปได้ดังนี้

1. การเกษียนหนังสือของเจ้าหน้าที่สารบรรณ (บันทึกเรื่องย่อ)
   • การเกษียนหนังสือราชการที่มีเนื้อหามาก
   • การเกษียนหนังสือราชการที่มีเนื้อหาน้อย
2. การเกษียนหนังสือของผู้บังคับบัญชา (บันทึกสั่งการ) การเกษียนหนังสือราชการทุกประเภทต้องมีการเชื่อมโยง เป็นเหตุเป็นผลเกี่ยวเนื่องกันตลอด ตั้งแต่การเกษียนของเจ้าหน้าที่ไปจนถึงการเกษียนหนังสือของผู้บังคับบัญชา

• วิธีการเกษียนหนังสือราชการ

การเกษียนหนังสือราชการ เป็นส่วหนึ่งของการวัดคุณภาพของเจ้าหน้าที่และผู้บังคับบัญชา หากเจ้าหน้าที่สรุปใจความได้ตรงประเด็น เสนอข้อมูล และแนวคิดที่เป็นประโยชน์ก็จะเป็นการดีต่อการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชา เพื่อจะสามารถวินิจฉัยสั่งการได้ถูกต้อง เหมาะสม ทันต่อสถานการณ์ นับได้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารงานที่มีประสิทธิผล

วิธีการเกษียนหนังสือราชการ สรุปได้ดังนี้

1. ย่อเรื่อง จากข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์ ให้ตัดทอนส่วนที่ไม่จำเป็นออก เช่น ส่วนที่อธิบายเพิ่มเติม
   ส่วนของรายละเอียดปลีกย่อย ส่วนที่เป็นความคิดเห็น เป็นต้น
2. แยกส่วน หมายถึง การแยกส่วนของข้อความที่จะเกษียนหนังสือ มีส่วนประกอบ 3 ส่วน คือ ส่วนเนื้อหา ส่วนข้อมูลเพิ่มเติม และส่วนเสนอคณะ ดังนี้
   • ส่วนเนื้อหา ซึ่งประกอบด้วยเนื้อหาสาระที่สำคัญของหนังสือราชการฉบับนั้น
   • ส่วนข้อมูลเพิ่มเติม เป็นส่วนที่เกี่ยวกับเรื่องในลักษณะที่เคยปฏิบัติมาก่อนหน้าที่แล้ว หรืออาจใช้ข้อมูลโดยกล่าวถึงกฎ ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
   • ส่วนเสนอความเห็น เป็นส่วนที่ผู้เกษียนแยกส่วน โดยอาจใช้วิธีย่อหน้าในแต่ละส่วนก็ได้ ทั้งนี้ เพื่อให้อ่านง่าย มีความชัดเจน เพื่อสะดวกในการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชา
3. ตรวจสอบ เป็นขั้นสุดท้ายของการเกษียนหนังสือ ทั้งนี้ มีจุดหมายเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง สมบูรณ์ ครบถ้วนในด้านข้อมูลและเนื้อหา ตรวจสอบความถูกต้องของตัวอักษร ตัวสะกด การันต์ เพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องจริง ๆ ก่อนนำเสนอผู้บังคับบัญชา
4. ขั้นตอนสุดท้าย คือ การลงลายมือชื่อผู้เกษียนหนังสือ และบรรทัดสุดท้าย ให้ลง วันที่ เดือน ปี พ.ศ. กำกับไว้ด้วย

• ข้อควรคำนึงในการวิเคราะห์และเกษียนหนังสือราชการ

ผู้เกษียนหนังสือราชการ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าหน้าที่หรือผู้บังคับบัญชาก็ตาม การเกษียนหนังสือราชการ
ควรคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้

1. ความถูกต้องในข้อมูล โดยเฉพาะข้อมูลจากหนังสือต้นฉบับ กับข้อมูลที่เษียณ จะต้องตรงกัน ไม่ตัดหรือเพิ่มข้อมูลอื่นเข้าไปให้เสียความหมาย
2. ภาษาที่ใช้ในการเกษียนหนังสือราชการ ให้ใช้ภาษาที่สั้น กระชับ ให้ใช้รูปประโยคเอกกรรถประโยค หรือประโยคสั้น ๆ
3. การเกษียนหนังสือราชการ จะพิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้ แต่ต้องมีข้อความที่ชัดเจน อ่านง่าย ไม่ยุ่งเหยิง
4. การระบุ วัน เดือน ปี ในส่วนล่างของการลงลายมือชื่อ ต้องตรงกับความเป็นจริง ไม่ควรลงย้อนหลังหรือลงล่วงหน้า เว้นแต่ว่ามีเหตุผลจำเป็นจริง ๆ
5. รูปแบบของการเกษียนหนังสือราชการ ใช้รูปแบบเดียวกันกับการบันทึก คือ ถึงใคร ใจความอย่างไร
   ลงลายมือชื่อผู้เขียน และวัน เดือน ปี ที่เขียน