-----------------------------------------------------

เทคนิคการร่างหนังสือราชการ

การร่างหนังสือ คือ การเรียบเรียงข้อความขั้นต้นตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับหรือผู้ที่ต้องการทราบหนังสือนั้นก่อนที่จะใช้จัดทำป็นต้นฉบับ โดยมีมีวิธีปฏิบัติ ดังนี้

1. ผู้ร่างจะต้องถามตนเองก่อนว่า หนังสือฉบับนั้นใครเป็นผู้ลงนาม เมื่อทราบแล้วจะต้องตั้งตนให้เสมือนกับ

เป็นผู้ลงนามแล้วจึงร่างหนังสือ

2. การร่างหนังสือ ให้ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความที่เป็นความประสงค์และข้อตกลง
3. ความใดอ้างถึงบทกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง หรือเรื่องตัวอย่าง ต้องพยายามระบุให้ชัดเจน พอที่จะให้ฝ่ายผู้รับจะค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก
4. ข้อสำคัญต้องระลึกถึงผู้ที่จะรับหนังสือว่าเข้าใจถูกต้องตรงตามความประสงค์ที่มีหนังสือไปหรือไม่
5. ข้อความที่เป็นเหตุ ถ้าเป็นกรณีที่มีหนังสืออ้างถึงให้ขึ้นต้นข้อความว่า ตามหนังสือที่อ้างถึง และจบด้วยความแจ้งแล้ว
6. ถ้าเป็นกรณีไม่มีหนังสืออ้างถึง โดยปกติให้ขึ้นต้นข้อความว่า ตามที่ (มักเป็น เรื่องที่รู้กันอยู่ก่อนแล้ว) และจบด้วยคำว่า นั้น
7. ถ้าเป็น เรื่องใหม่ ไม่เคยเกิดขึ้น หรือไม่มีการติดต่อกันมาก่อน ให้ขึ้นต้นข้อความ ด้วย หรือ ชื่อส่วนราชการ และห้ามจบด้วยคำว่า นั้น อย่างเด็ดขาด คำเริ่มต้นของข้อความที่เป็นเหตุมีใช้กันอยู่หลายคำ อย่างน้อย 6 คำ คือ ด้วย เนื่องจาก ตาม ตามที่ อนุสนธิ ตามหนังสือที่อ้างถึง
8. การร่างหนังสือหากขึ้นต้น ด้วย เนื่องจาก เนื่องด้วย จะต้องเป็นหนังสือ ที่ไม่เคยมีการโต้ตอบกันมาก่อน คำว่า “ด้วย” ควรใช้เป็นการบอกกล่าวเล่าเหตุหรือ เกริ่นขึ้นมาลอยๆ
9. คำว่า “เนื่องจาก เนื่องด้วย” ควรใช้ในกรณีที่อ้างเป็นเหตุอันหนักแน่น ที่จำเป็นต้องมีหนังสือไป
10. ในกรณีที่ไม่ใช่เรื่องเฉพาะบุคคล ควรใช้ชื่อหน่วยงาน ไม่ควรใช้คำว่า ทาง หรือ หน่วยงานของท่าน เพราะบุคคลย่อมไม่ใช่เจ้าของหน่วยงาน ควรใช้ชื่อหน่วยงานเท่านั้น เช่น ตามหนังสือที่อ้างถึงกรมประมง ได้หารือว่า..... จึงขอให้
11. ส่วนใหญ่ยังใช้กันสับสนอยู่ ที่ถูกต้อง คือ “เช่น” ใช้ยกตัวอย่าง คำต่าง ๆ ที่มีความหมายใกล้เคียงกัน แล้วลงท้ายด้วย ฯลฯ หรือเป็นต้น “ได้แก่” ไม่ใช่การยกตัวอย่าง จะต้องยกมาทั้งหมด “อาทิ” ยกมาเฉพาะที่สำคัญหรือลำดับต้น ๆ

ไม่ต้องใช้ ฯลฯ เพราะที่สำคัญ มีเพียงเท่านั้น และไม่ควรใช้คำว่า อาทิเช่น เพราะคำว่า อาทิและเช่น มีความหมายเดียวกัน คือ การยกตัวอย่าง จึงไม่ควรใช้คำทั้งสองคำนี้ซ้อนกัน

13. 1 การใช้คำว่า “ไป - มา” มักใช้สลับกัน การใช้คำนี้ ควรคำนึงถึงผู้รับหนังสือเป็นสำคัญ ควรใช้ “จึงขอเชิญไปเป็นเป็นวิทยากร” เพราะผู้รับหนังสือซึ่งเป็นผู้จัดประชุมย่อมคิดว่าจะมีผู้มาร่วมประชุม
14. การใช้เครื่องหมาย “จุลภาค” หรือจุดลูกน้ำ , ในภาษาไทยไม่ควรใช้ เพราะมีวรรคตอนในการแบ่งข้อความ
    อยู่แล้ว จุลภาคควรใช้กรณีที่จำเป็น ซึ่งหากไม่ใช้อาจเข้าใจผิดได้ เช่น ตัวเลขหลายหลัก ชื่อมีเพียงเท่านั้น และไม่ควรใช้
    คำว่า อาทิ เช่น เพราะว่า
15. การใช้เลขไทย หนังสือราชการควรใช้เลขไทยทั้งฉบับ ซึ่งสำนักนายกรัฐมนตรีได้มีหนังสือขอความร่วมมือไปยังหน่วยราชการต่าง ๆ ให้ใช้เลขไทย
16. ภาษาราชการ ในภาษาราชการ และภาษาที่เป็นทางการ จะมีการใช้คำหรือสำนวนบางชนิดที่ต่างกัน ดังนี้

        ภาษาทั่วไป                                     ภาษาราชการ

        อะไร                                             สิ่งใด อันใด

        ได้ไหม                                          ได้หรือไม่

        อย่างไร                                          เช่นใด ประการใด

        ทำไม                                            เพราะอะไร เหตุใด

17. ส่วนการลงท้าย เป็นการสรุป เน้นย้ำ เพื่อมารยาท แสดงความหวังแล้วแต่กรณี ทั้งนี้ จะต้องตรงกับเรื่อง ดังนี้

         เรื่อง                                               คำลงท้าย

        การขออนุญาตหรือการขออนุมัติ               จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา หรือ

                                                                    จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุญาต/อนุมัติต่อไปด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง

        การรายงานผลการปฏิบัติงาน                   จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ หรือ

                                                                    จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและพิจารณาดำเนินการต่อไป จะเป็นพระคุณยิ่ง

        การตอบปฏิเสธ                                     จึงเรียนเพื่อโปรดทราบ และขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วย